DEFINICION DE ESTRUCTURA ORGANICA DE UNA EMPRESA:
Toda
empresa cuenta en forma implícita o explicita con cierto
juego de jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura organizativa de
una empresa es el esquema de jerarquización y división de las
funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de
autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y delimitar la
responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación con las que le son subordinadas en el
proceso de la autoridad. El
valor de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.
Toda
organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por
la empresa. La estructura informal es la resultante de la
filosofía de la conducción y el
poder relativo de los individuos que componen la organización, no en
función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.
TIPOS DE ESTRUTURA:
1.2-. Elementos claves para el diseño de una estructura organizacional
1.2.1-. Especialización del Trabajo: o división de la mano de obra se sustenta en el hecho de que en lugar de que un
individuo realice todo
el trabajo, este se divide en cierto número de pasos y cada individuo termina uno de los pasos.
1.2.2-. Departamentalización: una vez divididos los puestos por medio de la especialización del trabajo, se necesita agruparlos a fin de que se puedan coordinar las tareas comunes. La Departamentalización es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en
conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos, secciones.
La
calidad de una estructura organizativa depende mucho de la calidad de la Departamentalización y de la consecuente delegación de funciones y autoridad para el
desarrollo eficiente de las mismas. La Departamentalización implica el
riesgo de tener que lograr la
coordinación entre las unidades definidas.
En la Departamentalización por Procesos se agrupan las actividades por procesos o actividades, maximizando el aspecto especialización, es frecuente en el área de fabricación donde separan el trabajo en varios procesos.
En la
Departamentalización por Objetivos se divide cada sector en subsectores que cuentan con iguales objetivos que la unidad superior a la cual reportan, con lo cual se optimiza la coordinación. Existen varias variantes las cuales se clasifican en función del
concepto agrupador de funciones en sectores, entre las cuales podemos nombrar:
- Departamentalización por productos: es usada por
empresas que fabrican muchos productos o productos muy diferentes.
-
Departamentalización por zona geográfica: suele ser para el
marketing. Es más bien geográfica ya que la Departamentalización se efectúa por territorios o regiones de
acción.
1.2.3-. La Cadena de Mando: es una línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización hasta el escalón más bajo y define quien informa a quien. Contesta preguntas de los empleados como: -¿A quien acudo si tengo un problema? Y ¿Ante quien soy responsable? En la cadena de mando tenemos presente dos importantes conceptos: Autoridad y Unidad de Mando. La autoridad se refiere al derecho inherente de una posición administrativa para dar órdenes y esperar que se cumplan y la Unidad de Mando ayuda a preservar el concepto de una línea ininterrumpida de autoridad, si se rompe la unidad de mando un subordinado podría tener que atender a demandas o prioridades conflictivas de varios superiores.
1.2.4-. Tramo de Control: determina en gran parte el número de niveles y administradores que tiene una organización.
1.2.5-. Centralización y Descentralización: La centralización se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se concentra en un solo punto de la organización, la Descentralización se da cuando hay aportes de
personal de nivel inferior o se le da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la
toma de decisiones, en una organización descentralizada se pueden tomar
acciones con mayor rapidez para resolver
problemas, mas personas contribuyen con
información.
1.2.6-. Formalización: se refiere al grado en que están estandarizados los puestos dentro de la organización. Si un puesto está muy formalizado, entonces su ocupante tienen una mínima posibilidad de ejercer su discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuando se debe hacer y como se debe hacer. Cuando la Formalización es baja, el
comportamiento en el puesto no esta programado relativamente y los empleados tienen mucha
libertad para ejercer su discrecionalidad en su trabajo.
1.3-. Criterios para el diseño de una Estructura Organizacional:
Los siguientes
principios o elementos pueden ser tomados en consideración para el establecimiento de toda organización:
- Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y entendido, incluyendo las divisiones o funciones que sean básicas al mismo tiempo: para que una organización sea eficaz, requiere que sus objetivos sean claros y la consecución de los mismos esté apoyada por un plan de organización que mantenga las políticas para llevar a cabo la acción.
- La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente: la autoridad no se puede concebir separada de las responsabilidades, es decir, esta debe ser comprendida por la persona que la ejerza y por los demás miembros de la organización.
- La delegación de la autoridad deberá ser descendente para su actuación: de acuerdo con el sistema de organización que se establezca, la autoridad debe darse de un nivel superior a otro inferior, la falta de una apropiada delineación de autoridad produce demora, mala comunicación, falta de control administrativo y sobre todo fuga de responsabilidad.
- La división del trabajo adecuado evitará duplicidad de funciones: una lista de todas las funciones que se desarrollan en la empresa sirve de guía para asignarlas a áreas o divisiones especificas, estableciendo y determinando como entidades separadas el menor número de funciones en que pueda ser dividido el trabajo.
- Cada empleado debe ser responsable ante una sola persona: si no se respeta el principio básico de la "unidad de mando" es imposible establecer responsabilidades. Es necesario diferenciar ante quien se es responsable y las cosas por las que se es responsable.
- Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible: cada estructura deberá ser analizada con el objeto de asegurarse que esta resulte práctica, desde el punto de vista de costos, si la misma implica costos elevados, la organización tendrá que ser modificada.
1.4-. Tipos De Estructuras Organizativas, Ventajas y Desventajas de cada una:
Tenemos cuatro tipos de Estructuras Organizativas:
1.4.1-. Estructura Lineal:
La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados, por ejemplo la estructura militar. Esta obedece al hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad, cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área puesto que las líneas de comunicación se establecen con rigidez y tienen solo dos sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y representa la responsabilidad frente al nivel mas elevado y otro orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente subordinados y representa su autoridad sobre el nivel más bajo. Y tiene autoridad única y absoluta sobre sus subordinados.
VENTAJAS:
Ventajas de la Estructura Lineal:
- Es sencilla y de fácil comprensión: debido a que la cantidad de cargos es relativamente pequeña, la cúpula solo representa un cargo centralizador y el subordinado únicamente se relaciona con su superior.
- Clara delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados: esto proporciona una juridiscción notablemente precisa.
- Estabilidad considerable: permite el funcionamiento tranquilo de la organización gracias a la centralización del control y de las decisiones por un lado y a la rígida disciplina garantizada por la unidad de mando por el otro.
DESVENTAJAS:
Desventajas de la Organización Lineal:
- Rígida e Inflexible: la estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal lo que dificulta la innovación y la adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas.
- Excesivo énfasis en la jefatura: la unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada, la organización lineal impide la especialización puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organización.
QUE SON PRINCIPIOS:
Un
principio es una
ley o regla que se cumple o debe seguirse con cierto propósito, como consecuencia necesaria de algo o con el fin de lograr cierto propósito. Las leyes naturales son ejemplos de principios físicos, en matemáticas, lingüística, algoritmico y otros campos también existen principios necesarios o que se cumplen sin más o que deberían cumplirse si se pretende tener cierto estado de hechos.
Otra manera de concebir los principios inherentes a un sistema o una disciplina es como un reflejo de las características esenciales de un sistema, que los usuarios o investigadores asumen, y sin los cual no es posible trabajar, comprender o usar dicho sistema.
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Etimológicamente principio deriva del latín principium 'comienzo, primera parte, parte principal' a su vez derivado de prim- 'primero, en primer lugar' y cap(i)- 'tomar, coger, agarrar', por lo que literalmente principium es 'lo que se toma en primer lugar'. Se le puede llamar principio a los valores morales de una persona o grupo.
QUE SON PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES:
La estructura de una organizaciónes eficaz si le permite al personal contribuira los objetivos de la empresa.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS:
Los principios corporativos se refieren a las normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta. Se consideran como las creencias básicas desde las cuales se erige el sistema de valores al que la organización se adscribe. Las creencias se presentan como los postulados que la empresa asume como normas rectoras que orientan nuestras actuaciones y que no son susceptibles de trasgresión o negociación.
Los principios adoptados por el Centro de Habilitación del Niño “CEHANI” E.S.E. son:
- Servicio al cliente: para el CEHANI el servicio al cliente es la condición del progreso y desarrollo, centrando sus procesos y procedimientos en él.
- Trabajo en equipo: en el CEHANI, el trabajo en equipo fortalece las relaciones en torno a propósitos encaminados hacia un mismo fin, aumenta la capacidad creativa, productiva y la calidad de su trabajo. Crea un clima de armonía en las relaciones interpersonales, haciendo posible la autoevaluación y optimizando los resultados.
- Servicio con calidad: En la organización, la calidad es un compromiso personal que se consolida en equipo, en busca de la excelencia en la prestación de sus servicios, brindados en forma integral y oportuna, con accesibilidad y continuidad en sus procesos. Orientamos nuestro quehacer a satisfacer las expectativas del cliente interno y externo, sobre bases técnico-científicas y humanas, fundamentándonos en valores como la lealtad, la competencia sana, la honestidad, el respeto mutuo y la sensación de progreso.
- Mejoramiento Continuo: La entidad aplica todos los procedimientos técnicos e instrumentos gerenciales que le permitan responder oportunamente a los cambios del entorno, contando con un personal comprometido en la búsqueda de resultados excelentes en su gestión, mediante el cumplimiento de sus deberes con competencia, diligencia y calidad.
- Oportunidad: la organización cumple a tiempo y con calidad las funciones en la prestación del servicio a los clientes.
- Eficacia: la empresa realiza sus actividades mediante una adecuada planificación, orientada a alcanzar el logro de los resultados esperados.
- Austeridad: La organización obra con sobriedad y racionalización en el uso de los recursos, de tal manera que proyecten una imagen de transparencia en su gestión y de calidad en sus funciones.
- Eficiencia: el CEHANI da la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles, para que los beneficios a los cuales da derecho la seguridad social sean prestados en forma adecuada, oportuna y suficiente.
- Universalidad: la empresa garantiza la atención para todas las personas, sin ninguna discriminación, en todas las etapas de la vida, con prioridad a los niños, niñas y adolescentes.
- Transparencia: la organización actúa y comunica abiertamente a la ciudadanía las acciones de su gestión y los efectos potenciales de estas acciones. De esta forma, todas las relaciones y decisiones que establezca y tome la empresa serán de aceptación pública. La comunicación interna y externa llega de forma eficiente, rápida y pública a los interesados
- Publicidad: la organización maneja su información de forma abierta para todos los trabajadores, contratistas y clientes, de manera que asegure una constante retroalimentación y se garantice el derecho del control ciudadano a la gestión.
